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3 Set 2013

Ridurre i costi con un sistema qualità

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Il sistema qualità per abbassare i costi. Lo so che è un argomento impopolare; la mia tesi è che si puo’ usare un sistema qualità per abbassare i costi invece che fabbricare carte false.

L’idea mi è venuta a furia di vedere aziende che una settimana prima della visita ispettiva, creano una task force per fabbricare tutta la carta che non è stata fatta durante l’anno.

Vediamo come si puo’ fare….

Intanto dovete avere il Vostro sistema qualità, non quello del consulente o dell’Ente di certificazione. Questo è un problema, perchè dovete conoscere la ISO 9001.

Se la conoscete siete in grado di dire al consulente come volete che sia il Vostro sistema qualità e di neutralizzare le osservazioni degli auditor. Detto questo potete fare cinque cose:

  1. Riorganizzare i processi eliminando le attività che non sono a valore aggiunto e gli sprechi
  2. Intervenire  sui costi della qualità, in particolare difetti, non conformità, reclami, operazioni ripetute
  3. Attivare azioni di miglioramento per una riduzione costante e continua dei costi
  4. Diminuire i tempi di attraversamento dei prodotti
  5. Definire gli standard di lavoro

  • RIORGANIZZARE I PROCESSI

Quando fate una procedura, dovete mappare il processo che ci sta dietro, cioè fare la foto di tutte le attività collegate. Questa è una bellissima occasione per individuare attività che non sono a valore aggiunto e per intervenire sulle quattro M:

  • Manodopera
  • Materiali
  • Macchinari
  • Metodi

ridurre i costi

Tutte le attività del sistema qualità possono essere:

  • a valore aggiunto; sono le attività che creano valore e su cui dovete investire soldi, tempo e risorse
  • attività non a valore aggiunto. A loro volta possono essere:
  • eliminabili
  • non eliminabili

Quelle non eliminabili sono ad esempio le attività di controllo. Queste attività non producono valore aggiunto ma non si possono eliminare senza causare problemi; la strategia è di verificare che non siano sovrainvestite; potete cercare di togliere risorse per arrivare allo standard minimo.

Le attività eliminabili sono ad es certe movimentazioni di materiali, o spostamenti di pratiche, o attese per autorizzazioni; quando le individuate dovete tagliarle senza pietà ed eliminare i costi collegati.

Potete usare un foglio di lavoro come questo:

sistema qualità

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  • INTERVENIRE SUI COSTI DELLA QUALITA’

La mancata  qualità costa all’azienda in molti modi:

  • prodotti difettosi
  •  rilavorazioni
  • contenziosi con il cliente
  • resi dal cliente
  • perdita di clienti
  • etc

Tutte queste casistiche rappresentano sprechi su cui si puo’ applicare il Kaizen Costing.

Quando viene creata una procedura si puo’ capire dove si generano problemi di qualità e creare dei meccanismi correttivi.

Si definiscono le procedure di non conformità, i relativi trattamenti e le azioni correttive. Questo deve essere una routine di lavoro naturale nell’attività dell’azienda. 

Il responsabile della qualità è il garante che vi sia un’approccio costante alla riduzione e al miglioramento di questi costi.

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  • ATTIVARE AZIONI DI MIGLIORAMENTO PER UNA RIDUZIONE COSTANTE E CONTINUA DEI COSTI

 

Il punto 8 della Iso 9001 parla di miglioramento, di solito è la parte piu’ pallosa per chi fa i Sistemi di carta… e invece si potrebbe usare il sistema qualità per attivare azioni kaizen.

Kaizen vuol dire migliorare in modo sistematico e continuativo quello che già si fa, coinvolgendo tutta l’azienda, valorizzando le persone con le loro competenze e la loro esperienza.

I gruppi kaizen operano per ridurre gli sprechi e i costi aziendali con una metodologia che si chiama PDCA (plan, do, check, act) per proporre soluzione nuove migliorative che poi saranno standardizzate nelle prassi operative dell’azienda.

Invece che inventarsi azioni immaginarie si potrebbe intervenire sui costi con obiettivi di riduzione dal 2 al 5%, ma fatti in modo sistematico e costante da tutto il personale dell’azienda.

  • DIMINUIRE I TEMPI DI ATTRAVERSAMENTO DEI PRODOTTI

Il lead time è il tempo di attraversamento di un prodotto nel processo di produzione.

Un lead time elevato penalizza il WIP, aumenta i costi della qualità e riduce il flusso di cassa dell’azienda, che non incassa fino a quando la fatturazione si è conclusa

sistema qualità

Questo è il cantiere di un’azienda che produce e installa materiale di lattoneria.

Come vedi a fronte di 20 giorni di lavoro operativo ci sono 55 giorni di attese tra una fase e l’altra: l’azienda puo’  fatturare dopo 75 giorni; nel frattempo ha sostenuto costi, impiegato materiali, stoccato materie prime e semilavorati.

Quando fate le procedure potete intervenire su  tutti i momenti di perdita di tempo.

  • DEFINIRE GLI STANDARD DI LAVORO

Le procedure sono una modalità per definire gli standard operativi

lo standard:

  • Rappresenta il modo migliore, piu’ facile e sicuro per fare un lavoro
  • Offre l’opportunità per comunicare e conservare conoscenze ed esperienze
  • Fornisce un modo per misurare un rendimento
  • Mostra le correlazioni causa effetto
  • Forma la base per il mantenimento e il miglioramento
  • Fornisce obiettivi e indica i compiti operativi da raggiungere alle persone
  • È un modo per misurare le prestazioni

Attraverso gli standard puoi definire la sequenza di operazioni da fare, i tempi  e i pezzi in process, il minimo numero di pezzi richiesto a ogni operatore perche’ il processo possa andare avanti

Invece che usare il sistema qualità in modo automatico si possono attivare azioni per creare il valore  e rendere piu’ competitiva l’azienda.

qui puoi scaricare il formato Mp3 per ascoltare il video comodamente in macchina

Se vuoi sapere come fare ad applicare le cose che ho scritto in questo articolo e iniziare a ridurre i tuoi costi con il seitema qualità ne parlo in dettaglio nel mio ebook

–Kaizen Costing- www.impresaefficace/kaizen

kaizen costing

Per chi vuole fare qualità in modo serio e approfondito consiglio di guardare il top dei siti in materia, www.qualitiamo.com , una panoramica su tutti gli aspetti della qualità scritto da persone competenti.

Chi volesse applicare i principi lean al proprio sistema non puo’ fare a meno di consultare Encob blog, www.encob.net/blog/ una passione al servizio del lean management.

Infine consiglio il bel libro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti

Organizzazione per processi e pensiero snello-

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Diminuire i costi con il Sistema Qualità

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Sistema Qualità e Costi

by Umberto Fossali

Se vuoi saperne di piu' su come ridurre i costi
kaizen costing

Se vuoi capire come fare un budget di vendita

uffosal3d

qui invece parlo dell'analisi di bilancio

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qui puoi trovare come usare il margine di contribuzione

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e infine qui impari a fare il rendiconto finanziario

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