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Guida al Controllo di Gestione 5° parte: i KPI

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KPI sta per Key Performance Indicators, indicatori chiave di prestazione.

I key performance indicators sono i tuoi segnalatori di come sta funzionando la tua azienda e misurano le prestazioni dei processi aziendali.

Attraverso  i key performance indicators le misure finanziarie sono affiancate da indicatori “guida” (leading indicators) di carattere quali-quantitativo con marcato orientamento al futuro che ti permettono di conseguire risultati finanziari,   controllando contemporaneamente i progressi nella costruzione delle capacità e nell’acquisire padronanza dei processi chiave di cui l’azienda ha  bisogno per la crescita futura.

kpi

per costruire i tuoi KPI devi avere

  • Indicatori finanziari
  • Indicatori e KPI di mercato
  • KPI nei processi principali
  • KPI di apprendimento e crescita

e devi collegarli tra di loro in un sistema coerente. Stabilire i KPI ti permette di tradurre la strategia in azione; la strategia decide dove investi tempo e soldi e come vuoi fare a raggiungere i tuoi obiettivi; ne ho parlato qui:

La pianificazione strategica

L’applicazione di strumenti di misurazione delle performance consente di guidare e gestire con più efficienza il tuo business.

Per costruire i tuoi KPI devi fare quattro passi:

  1. definire gli obiettivi  economico finanziari
  2. individuare i fattori critici di successo
  3. Individuare i  legami causa effetto
  4. definire gli  indicatori di risultato e gli indicatori di performance

Individuare i fattori critici di successo

Per far funzionare bene il sistema di misurazione delle performance devi individuare i  fattori critici di successo del tuo business , ovvero l’insieme delle attività in cui la tua  impresa deve eccellere per avere massimo impatto sulla creazione di valore per il cliente e per il raggiungimento dei risultati economico-finanziari per l’imprenditore.

La scelta delle misure o gli indicatori di performance è il passo successivo all’individuazione dei fattori critici di successo, al loro collegamento agli obiettivi ed al loro riferimento alla creazione di valore, diretto a fornire all’azienda ogni informazione sullo stato di realizzazione delle strategie e al raggiungimento dei risultati prefissati attraverso la gestione degli stessi fattori individuati.

Le misure della performance, che possono essere rappresentate da misure monetarie e  misure quantitative  e devono essere collegate alle strategie perseguite dall’azienda in modo tale che tutte le iniziative, le attività e le competenze interne che a questa sono connesse siano coerenti con quanto deciso a livello decisionale.
La scelta delle misure di performance devono essere accettate e condivise a tutti i livelli dell’organizzazione.

Individuare i legami causa effetto

Quando hai stabilito gli obiettivi economico finanziari e i fattori critici di successo devi individuare quali sono i collegamenti causa effetto tra indicatori di performance e indicatori di risultato.  Attenzione che i KPI devono avere queste caratteristiche:

  • non sono indicatori finanziari
  • sono semplici da individuare
  • sono comprensibili a tutti
  • sono collegati al risultato con un impatto significativo
  • sono misurabili in tempi brevi, possibilmente quotidianamente
  • sono orientati al futuro
  • la responsabilità puo’ essere diffusa all’interno di tutta l’organizzazione aziendale
  • Un esempio di indicatore di questo tipo potrebbe essere
  • NR di iniziative commerciali programmate nei prossimi tre mesi
  • KPI per aumentare il fatturato dell’azienda

Definire gli indicatori di risultato e di performance

Una regola empirica che puoi applicare è 10/30/10

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definisci 10 KRI; indicatori di risultati economico finanziari critici per il successo dell'impresa

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definisci 30 RI o PI; indicatori di risultato o di performance legati agli obiettivi, in tutti i processi e attività dell'impresa, con il compito di allineare le prestazioni di tutta l'organizzazione alla strategia aziendale

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definisci 10 KPI; indicatori critici di performance dell'impresa, che devono migliorare drasticamente le prestazioni

Gli indicatori e i KPI di mercato sono gli indicatori che devi presidiare per raggiungere le performance economico finanziarie; ad esempio il modello di break even analysis spiega che per raggiungere un obiettivo di reddito operativo ( e quindi un ROI) devi avere un obiettivo di fatturato.

Per raggiungere un certo numero di clienti devi programmare le visite commerciali sul territorio.

In un'azienda si parte dagli obiettivi economico finanziari.

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Gli indicatori finanziari non sono KPI, sono indicatori di risultato. La differenza tra indicatori di risultato e di performance è che il risultato è una variabile probabilistica, non deterministica.

Gli indicatori di performance sono invece definiti da una prestazione controllabile e legati da un legame causa effetto al risultato.

Ad esempio, se tu volessi partecipare alle Olimpiadi, vincere la medaglia d'oro è un indicatore di risultato che non dipende solo da te, ma anche dagli avversari che trovi; non è controllabile.

Allenarsi tutti i giorni 8 ore al giorno è un indicatore di performance controllabile che aumenta le probabilità di vincere la medaglia d'oro.

Gli indicatori finanziari sono quelli descritti nell’analisi di bilancio, io ne uso 10, i miei dieci piccoli indiani

  • ROI la redditività del capitale investito
  • ROS, la redditività delle vendite
  • ROE, il rendimento del capitale proprio

sono gli indicatori di redditività

  • OF/RO, l'incidenza degli oneri finanziari sul reddito operativo
  • MT/MP, il rapporto di indebitamento
  • PFN/MOL la capacità di rimborsare la posizione finanziaria netta con il MOL

sono gli indicatori di solidità finanziaria

  • Crescita degli investimenti
  • Crescita del fatturato
  • Crescita dei mezzi propri

sono gli indicatori di crescita

PFN, la posizione finanziaria netta è l'indicatore di liquidità.

Sono gli indicatori che descrivo in dettaglio nell'ebook

I Segreti del Bilancio

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Quali obiettivi di mercato devi raggiungere per ottenere i tuoi obiettivi economico finanziari?

Per avere fatturato, prezzi alti e clienti fedeli potrei porre come indicatore la riconoscibilità del mio marchio ad esempio. Per avere un passaparola positivo che incrementa il fatturato, dovrei avere un indicatore di soddisfazione dei clienti molto alto.

Esempi di indicatori  e KPI di mercato sono

  • Il fatturato
  • Il numero di clienti
  • Il numero di nuovi clienti
  • Il livello di soddisfazione dei clienti
  • Il valore  del cliente
  • La redditività del cliente
  • il numero di persone nella struttura commerciale
  • Se fai pubblicità su facebook il ctr dell’inserzione

Gli indicatori di processo servono a capire se i processi chiave per realizzare le performance finanziarie e commerciali sono sotto controllo. la domanda principale è:

Quali sono i processi critici che mi permettono di realizzare i risultati finanziari e commerciali?

kpi

Un aspetto importante nelle misure di processo sono le misure di costo, di tempo  e gli indicatori di qualità.

Alcuni esempi di indicatori e KPI di processo sono

  • Il numero di offerte ai clienti
  • Il numero di visite ai clienti
  • la puntualità delle consegne
  • Il grado di utilizzo della capacità produttiva
  • Il tempo di ciclo
  • i tempi di attesa

Uno schema di gestione operativa dei processi è questo:

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Gli indicatori di apprendimento e crescita possono riguardare due aree:

1 l'innovazione e il vantaggio competitivo cioè la capacità dell'impresa di aumentare il valore per i clienti e per l'imprenditore, oltre che un impegno nell’innovare strumenti e tecnologie, soprattutto in un’ottica di crescita nel medio/lungo termine. Servono a migliorare la competitività e il  posizionamento dell’impresa nel mercato rispetto alla concorrenza, e quindi la sua capacità di sviluppo. La tecnologia e il web sono un fattore importante di innovazione e vantaggio competitivo.
Gli indicatori più appropriati a misurare le performance sotto questa prospettiva fanno riferimento a:

  • turnover delle competenze per la gestione e lo sviluppo delle risorse chiave,
  • al time to market,
  • agli indici di flessibilità e di soddisfazione della cliente,
  • agli indici per la misurazione del miglioramento continuo.
  • le ore di ricerca e sviluppo dedicate

2 lo sviluppo della cultura e apprendimento dell'impresa;  in questa fase l'obiettivo è di motivare i dipendenti e allineare gli obiettivi e i valori personali agli obiettivi e ai valori dell'impresa. Gli indicatori più importanti sono:

  • la soddisfazione dei dipendenti
  • le ore di formazione procapite
  • il livello di condivisione della strategia da parte di dipendenti

Indicatori di risultato, fattori critici di successo e  KPI dovrebbero essere collegati tra di loro e rinforzarsi a vicenda.

Una volta definiti gli indicatori e i KPI devi passare  all'azione;  questa è una tabella che potresti implementare

KPI

definisci l'obiettivo della tua impresa,

definisci l'indicatore di risultato,

individui gli indicatori di performance chiave e

stabilisci le azioni da fare

un esempio di tabella di indicatori potrebbe essere questa:

KPI

Ricordati che la differenza nel raggiungere i tuoi risultati non è il numero di indicatori che inventi, ma le azioni che implementi e i feedback che ti aiutano a correggere la rotta.

Devi applicare lo slogan della Nike

" Fallo e basta" e possibilmente subito

 

La prossima volta ti mostro come fare il reporting 

le prime quattro  puntate della serie le trovi qui:

http://www.impresaefficace.it/guida-al-controllo-di-gestione-1-parte/

http://www.impresaefficace.it/guida-al-controllo-di-gestione-2-parte-la-pianificazione-strategica/

http://www.impresaefficace.it/guida-al-controllo-di-gestione-3-parte-la-contabilita-analitica/

http://www.impresaefficace.it/guida-al-controllo-di-gestione-4-parte-il-budget/

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Se vuoi saperne di piu' su come ridurre i costi

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Se vuoi capire come fare un budget di vendita

uffosal3d

qui invece parlo dell'analisi di bilancio

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qui puoi trovare come usare il margine di contribuzione

margine di contribuzione

e infine qui impari a fare il rendiconto finanziario

rendiconto finanziario

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