Ridurre i costi con un sistema qualità

Il sistema qualità per abbassare i costi.

Lo so che è un argomento impopolare;

la mia tesi è che si puo’ usare un sistema qualità per abbassare i costi invece che fabbricare carte false.

L’idea mi è venuta a furia di vedere aziende che una settimana prima della visita ispettiva, creano una task force per fabbricare tutta la carta che non è stata fatta durante l’anno.

Vediamo come si puo’ fare….

Intanto dovete avere il Vostro sistema qualità, non quello del consulente o dell’Ente di certificazione.

E’ un problema, perchè dovete conoscere la UNI EN ISO 9001.

Se la conoscete siete in grado di dire al consulente come volete che sia il Vostro sistema qualità e di neutralizzare le osservazioni degli auditor.

Detto questo potete fare cinque cose:

Riorganizzare i processi eliminando le attività che non sono a valore aggiunto e gli sprechi
Intervenire sui costi della qualità, in particolare difetti, non conformità, reclami, operazioni ripetute
Attivare azioni di miglioramento per una riduzione costante e continua dei costi
Diminuire i tempi di attraversamento dei prodotti
Definire gli standard di lavoro

RIORGANIZZARE I PROCESSI

Quando fate una procedura, dovete mappare il processo che ci sta dietro, cioè fare la foto di tutte le attività collegate.

Questa è una bellissima occasione per individuare attività che non sono a valore aggiunto e per intervenire sulle quattro M:

Manodopera
Materiali
Macchinari
Metodi

Tutte le attività del sistema qualità possono essere:

a valore aggiunto; sono le attività che creano valore e su cui dovete investire soldi, tempo e risorse
attività non a valore aggiunto. A loro volta possono essere:
eliminabili
non eliminabili

Quelle non eliminabili sono ad esempio le attività di controllo.

Queste attività non producono valore aggiunto ma non si possono eliminare senza causare problemi;

la strategia è di verificare che non siano sovra-investite; potete cercare di togliere risorse per arrivare allo standard minimo.

Le attività eliminabili sono ad es certe movimentazioni di materiali, o spostamenti di pratiche, o attese per autorizzazioni;

quando le individuate dovete tagliarle senza pietà ed eliminare i costi collegati.

Potete usare un foglio di lavoro come questo:

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INTERVENIRE SUI COSTI DELLA QUALITA’

La mancata qualità costa all’azienda in molti modi:

prodotti difettosi
rilavorazioni
contenziosi con il cliente
resi dal cliente
perdita di clienti
etc

Tutte queste casistiche rappresentano sprechi su cui si puo’ applicare il Kaizen Costing.

Quando viene creata una procedura si puo’ capire dove si generano problemi di qualità e creare dei meccanismi correttivi.

Si definiscono le procedure di non conformità, i relativi trattamenti e le azioni correttive e deve essere una routine di lavoro naturale nell’attività dell’azienda.

Il responsabile della qualità è il garante che vi sia un’approccio costante alla riduzione e al miglioramento di questi costi.

ATTIVARE AZIONI DI MIGLIORAMENTO PER UNA RIDUZIONE COSTANTE E CONTINUA DEI COSTI

Il punto 8 della Iso 9001 parla di miglioramento, di solito è la parte piu’ pallosa per chi fa i Sistemi di carta… e invece si potrebbe usare il sistema qualità per attivare azioni kaizen.

Kaizen vuol dire migliorare in modo sistematico e continuativo quello che già si fa, coinvolgendo tutta l’azienda, valorizzando le persone con le loro competenze e la loro esperienza.

I gruppi kaizen operano per ridurre gli sprechi e i costi aziendali con una metodologia che si chiama PDCA (plan, do, check, act) per proporre soluzione nuove migliorative che poi saranno standardizzate nelle prassi operative dell’azienda.

Invece che inventarsi azioni immaginarie si potrebbe intervenire sui costi con obiettivi di riduzione dal 2 al 5%, ma fatti in modo sistematico e costante da tutto il personale dell’azienda.

DIMINUIRE I TEMPI DI ATTRAVERSAMENTO DEI PRODOTTI

Il lead time è il tempo di attraversamento di un prodotto nel processo di produzione.

Un lead time elevato penalizza il WIP, aumenta i costi della qualità e riduce il flusso di cassa dell’azienda, che non incassa fino a quando la fatturazione si è conclusa.

Questo è il cantiere di un’azienda che produce e installa capannoni industriali.

Come vedi a fronte di 20 giorni di lavoro operativo ci sono 55 giorni di attese tra una fase e l’altra:

l’azienda puo’ fatturare dopo 75 giorni, nel frattempo ha sostenuto costi, impiegato materiali, stoccato materie prime e semilavorati.

Quando fate le procedure potete intervenire su tutti i momenti di perdita di tempo.

DEFINIRE GLI STANDARD DI LAVORO

Le procedure sono una modalità per definire gli standard operativi

lo standard:

Rappresenta il modo migliore, piu’ facile e sicuro per fare un lavoro
Offre l’opportunità per comunicare e conservare conoscenze ed esperienze
Fornisce un modo per misurare un rendimento
Mostra le correlazioni causa effetto
Forma la base per il mantenimento e il miglioramento
Fornisce obiettivi e indica i compiti operativi da raggiungere alle persone
È un modo per misurare le prestazioni

Attraverso gli standard puoi definire la sequenza di operazioni da fare, i tempi e i pezzi in process, il minimo numero di pezzi richiesto a ogni operatore perche’ il processo possa andare avanti.

Invece che usare il sistema qualità in modo automatico si possono attivare azioni per creare il valore e rendere piu’ competitiva l’azienda.

qui puoi scaricare il formato Mp3 per ascoltare il video comodamente in macchina

Se vuoi sapere come fare ad applicare le cose che ho scritto in questo articolo e iniziare a ridurre i tuoi costi con il seitema qualità ne parlo in dettaglio nel mio ebook

–Kaizen Costing- www.impresaefficace/kaizen

Per chi vuole fare qualità in modo serio e approfondito consiglio di guardare il top dei siti in materia, www.qualitiamo.com , una panoramica su tutti gli aspetti della qualità scritto da persone competenti.

Chi volesse applicare i principi lean al proprio sistema non puo’ fare a meno di consultare Encob blog, www.encob.net/blog/ una passione al servizio del lean management.

Infine consiglio il bel libro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti

– Organizzazione per processi e pensiero snello-

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