Come Migliorare la Produttività sul lavoro

 

PRODUTTIVITA’, UN PO’ DI DATI

 

Il costo lavoro è quasi sempre il costo piu’ importante per un’azienda, con un incidenza sul fatturato che puo’ andare dal 40% al 90% del totale dei costi. 

Per un’azienda che vuol fare profitti, la produttività del lavoro è il tema piu’ importante da affrontare.

La produttività è il rapporto tra un risultato desiderato (output) e le risorse impiegate per ottenerlo (Input). Nel lavoro si misura come rapporto tra valore aggiunto per ora lavorata.

Se paghiamo uno stipendio ( o se lavoriamo in proprio) ci deve essere valore aggiunto in quello che facciamo.

In azienda il valore aggiunto si crea se qualcuno paga per quell’attività.

La produttività è il problema principale del sistema Italia come puoi vedere da questa tabella (fonte Eurostat)

 

 

È un po’ piccola, lo so, ma se guardi bene l’Italia passa da 100 nel 2010 a 98 nel 2017, mentre la media europea da 100 arriva a 105 nello stesso periodo.

In soldoni vuol dire che i nostri concorrenti europei con le stesse risorse producono di piu’.

Questo è il motivo per cui ad es i salari italiani sono mediamente più bassi dei competitor europei e, incredibile a dirsi, lavoriamo mediamente più ore degli altri.

E’ il motivo per cui in Italia c’è disoccupazione elevata; se la produttività è bassa le imprese hanno meno convenienza ad assumere persone.

La semplicità alla fine si riduce a due cose essenziali: 

1) Identificare ciò che è essenziale
2) Eliminare tutto il resto”

 

Leo Babauta

Nel 2018 il valore aggiunto dei beni e servizi ha registrato una crescita in volume dell’ 1% rispetto al 2017; la produttività del lavoro, calcolata come valore aggiunto per ora lavorata, è diminuita dello 0,3%; Se il valore aggiunto cresce e la produttività cala, vuol  dire semplicemente che si lavora di piu’.

 

Tra il 1995 e il 2018 la crescita della produttività del lavoro in Italia (+0,4%) è risultata decisamente inferiore alla media Ue28 (1,6%). Tassi di crescita in linea con la media europea sono stati registrati dalla Germania (1,3%), dalla Francia (1,4%) e dal Regno Unito (1,5%). La Spagna ha registrato un tasso di crescita più basso (0,6%) rispetto alla media europea ma più alto di quello dell’Italia.

 

 

Vuoi lavorare di meno? Devi essere piu’ produttivo…….

 

 

Nonostante l’importanza della produttività per i profitti dell’azienda, quando lavoro con i miei clienti mi stupisce sempre vedere risorse che sono abbandonate a se stesse senza un minimo pensiero su come farle lavorare meglio.

 

C’è un modo molto semplice per misurare la produttività in azienda ed è calcolare  il valore aggiunto per addetto.

Calcoliamo il valore aggiunto

 

Calcoliamo il numero medio dei dipendenti

 

Dividiamo valore aggiunto/numeri degli addetti

 

Quello che trovi è il valore aggiunto per addetto.

Se è inferiore a 28.855 euro, sei sotto la media delle piccole e medie aziende calcolate dall’ Istat.

Questa è la tabella del valore aggiunto per settore di attività(fonte Istat 2019)

 

VALORE AGGIUNTO E SPRECHI

Perché la produttività è bassa?

Uno dei motivi importanti è che sprechiamo;

Sprechiamo tempo, soldi, attività che non servono e cosi’ via.

 

Le metodologie di lean production hanno analizzato le fonti di spreco:

 

Sovraproduzione

• attivita’ non utili fatte in anticipo
• attivita’ non sincronizzate fatte in anticipo
• troppe attivita’ in simultanea
• lavori sovra-ottimizzati
• reinventare l’acqua calda
• conversione dei dati
• attivita’ duplicate
• lavorazioni interne
• attivita’ di controllo
• servizi che non servono ai clienti
• stampa di report che nessuno legge

 

 

Attività in corso, work in progress

• multitasting, troppe pratiche in lavorazione
• pratiche in attesa di lavori altrui
• colli di bottiglia
• armadi pieni
• mail piene
• richieste ancora da elaborare

Attese

• interruzioni del flusso dovuti a tempi di attesa
• impossibilita’ di lavorare per assenze
• attese prima delle riunioni
• attese per ottenere autorizzazioni
• la rete che non funziona
• un software che non funziona
• l’attesa per l’elaborazione di un programma

 

 

Movimenti

ogni movimento che non comporta aggiunta di valore è improduttivo. ad es

• una persona che cammina
• ricerca di persone per far firmare documenti
• un’azione eccessivamente faticosa
• il trasporto di oggetti pesanti
• sedi lontane
• una fotocopiatrice troppo lontana

 

attività inutili

• un eccesso di pulizia o di specifiche,
• operazioni manuali invece che meccaniche,
• ripetizioni della stessa informazione su diversi moduli
• una risorsa sovra dimensionata
• una attivita’ che potrebbe essere svolta da un software o una app
• un report con troppi fronzoli
• una contabilita’ con eccessi di controlli
• invio di più e-mail sullo stesso argomento
• resoconti eccessivi o non necessari
• ricerca di file

 

costi della qualità

• un reclamo,
• errori di inserimento dati,
• il rilascio di informazioni errate o incomplete,
• rilavorazioni,
• una non conformita’,
• output obsoleti,
• carenza nei sistemi informativi,
• previsioni non accurate,
• eventi aziendali inutili

 

Trasporti

• spostamenti di pratiche da una parte all’altra degli uffici
• lavorazioni che avvengono in aree differenti, dove bisogna portare le pratiche
• viaggi da una sede all’altra
• missioni inutili

 

 

Sono parecchi vero? Bisogna tirarsi su le maniche……  🙂 

 

In generale si possono individuare le attività che non producono valore aggiunto con la metodologia di analisi del valore e eliminarle o ridurre le risorse assegnate.

 

TROVA IL TUO PERCHÉ

 

Quai sono i fattori che motivano le persone?

Perchè dovremmo essere piu’ produttivi?

Il mondo del lavoro si evolve velocemente, ci sono esperimenti di settimane lavorative corte e lo smart working è stato sdoganato.

Le nuove modalità richiedono la capacità di organizzare e di organizzarsi il lavoro.

Essere piu’ produttivi vuol dire raggiungere piu’ velocemente gli obiettivi e avere piu’ tempo libero.

Organizzarsi il lavoro vuol dire trovare un significato che va oltre il denaro che ricaviamo da esso.

Le persone sono mosse da una motivazione esterna o da una motivazione interna.

La motivazione interna è legata ai premi e alle punizioni ed è quella meno efficace.

Le ricompense materiali o il classico “bastone e carota” motivano solo nel breve periodo e su compiti di routine, ma nel medio termine sono addirittura demotivanti.

Ci abituiamo velocemente ai premi ed eludiamo le punizioni.

 

 

Ti è mai capitato di fare qualcosa senza nessuna ricompensa, magari curare il giardino, suonare il clarinetto o scrivere qualcosa  che non leggerà nessuno, fare una maratona o scalare una montagna?

Questa è la motivazione interna…..

 

Le ricerche sulla motivazione interna al lavoro (Drive) dicono che le persone hanno bisogno di tre cose:

• Autonomia
• Padronanza
• Scopo

 

Autonomia vuol dire gestire in modo autonomo il proprio lavoro ed essere misurati sui risultati. E’ quello che succede(dovrebbe succedere) con lo smart working.

 

Padronanza è capacità di fare le cose e di averle sotto controllo e il desiderio di migliorare sempre di piu’ quello che per noi è importante.

 

Lo scopo è la capacità di dare un significato a quello che facciamo, di capire qual è il contributo a una causa superiore o ai valori profondi che ci muovono.

 

Un modo profondo ed efficace di essere produttivo è di chiarire i valori che sono importanti.

Qual’è lo scopo del tuo lavoro? domanda difficile ma importante.

Diventiamo pienamente coinvolti solo quando ci preoccupiamo profondamente, quando sentiamo che ciò che stiamo facendo è davvero importante.

Prova a fare un check su queste domande.

Quanto sei entusiasta di arrivare al lavoro la mattina?

Quanto ti piace quello che fai indipendentemente da quanto ti pagano?

Quanto ti ritieni responsabile dei valori dell’azienda?

Quali sono le tre lezioni più importanti che hai imparato e perché sono così importanti?

Pensa a qualcuno che rispetti profondamente. Descrivi tre qualità di questa persona che ammiri di più.

 

Nelle risposte ci sono i tuoi valori……

 

 

COME MIGLIORARE LA PRODUTTIVITÀ?

 

Si possono usare  6 chiavi.

Cultura, Persone, Tecnologia, Organizzazione, Abitudini, Energia

 

1 Cultura

La cultura è l’insieme dei valori, degli atteggiamenti,  delle norme, delle prassi  condivise nell’organizzazione.

 

Valori e prassi importanti sono:

• Impresa lean-attenzione agli sprechi
• Condivisione dei valori
• Attenzione al benessere organizzativo
• Coinvolgimento delle persone
• Predisposizione al lavoro agile
• Possibilità di smartworking
• Propensione all’innovazione
• Imprenditivita’
• Formazione e sviluppo del personale
• Sostenibilita’
• Attenzione alle strategie sociali aziendali
• Lavoro in team
• Sviluppo della leadership

 

La cultura è uno strumento estremamente potente per fornire alle persone il senso di missione per quello che fanno.

L’impresa dovrebbe gestire in maniera consapevole gli strumenti che definiscono la cultura interna

 

2 Persone

Le persone sono gli attori principali del lavoro e della produttività, ci sono tante leve per agire sulle persone

• Motivazione
• Competenza
• Comunicazione
• Lavoro in team
• Intensita’ di lavoro
• Equilibrio
• Energia
• Focus
• Team building
• Leadership
• Capacità di apprendimento rapido
• Attitudine al problem solving

 

Le persone sono l’investimento principale dell’azienda. La gestione delle risorse umane deve essere pianificata per fare in modo di aver persone pienamente coinvolte nella missione dell’azienda.

 

3 Tecnologia

Viviamo in un’era di cambiamenti tecnologici. La tecnologia è un grande motore di sviluppo della produttività.

Ci sono applicazioni nell’industria 4.0 che stanno rivoluzionando le imprese.

• La Robotica
• Internet of think
• I Big Data
• La stampa 3 D
• Le Nanotecnologie
• La realtà aumentata
• I dispositivi Wearable
• I flussi di vendita automatizzati

 

Oltre a questo ci sono una serie di applicazioni a basso costo o gratuite che vale la pena di conoscere e di usare, ad es:

 

To doist, asana, evernote, trello, zapier, google keep, quizlet, Dragon etc

 

Cerca di capire quali sono le tecnologie che fanno la differenza nel tuo settore, nei processi critici deve esserci il top di gamma.

 

4 Organizzazione

Un’organizzazione efficace e produttiva adotta metodi per:

• Ridurre gli sprechi
• Definire e assegnare gli obiettivi alle persone
• Creare un ambiente favorevole
• Adottare le 5 s
• Fare l’analisi del valore
• Velocizzare i processi decisionali
• Favorire l’imprenditività
• Ampliare le responsabilità
• Allineare la catena fornitore cliente
• Gestire efficacemente il tempo
• Applicare il PDCA (Plan, Do, Check,Action)
• Chiarire responsabilità e ruoli delle persone

 

 

 

5 Abitudini e routines organizzative

 

Il procedimento di formazione di una routine può essere scomposto in tre fasi:

• segnale,
• routines e
• risultato

 

 

 

il segnale induce il cervello a dare inizio a un comportamento. È un’informazione che preannuncia un risultato. 

La risposta è la vera e propria routine che si sviluppa.

Infine, la risposta conduce a un risultato; il risultato è la meta finale di ogni routine.

 

L’obiettivo in un’azienda produttiva è instaurare routine produttive (ad es lasciare posto il posto di lavoro pulito alla fine della giornata, o affrontare immediatamente i problemi relativi alla qualità o arrivare puntuali alle riunioni)

 

Per  instaurare routine positive si puo’ agire sui segnali, (bisogna renderli evidenti e visibili) sul comportamento (bisogna renderlo facile da fare) e sul risultato ( bisogna premiare il comportamento positivo)

 

6 Energia

 

Le persone produttive devono gestire la propria  energia con l’obiettivo di creare stati di impegno, positività, intensità, fiducia, soddisfazione e sfida.

L’energia è la moneta fondamentale delle alte prestazioni.

 

Poiché la capacità energetica diminuisce sia con l’uso eccessivo che con il sottoutilizzo, dobbiamo imparare a bilanciare il dispendio energetico con il rinnovo energetico intermittente.

 

In ambito lavorativo le persone si  trovano spesso ad affrontare una serie di sprint per raggiungere risultati e l’ambiente lavorativo è spesso fonte di stress

Un elemento fondamentale per la produttività è la capacità di essere in focus e concentrati.

 

L’energia puo’ essere Fisica, emotiva, mentale

 

La capacità fisica si riflette nella capacità di consumare e recuperare energia a livello fisico.

L’energia fisica dipende dallo stile di vita della persona (movimento fisico, nutrizione, sonno ) e dalla fatica che si fa nell’ambiente di lavoro.  

 

La capacità emotiva si riflette nella capacità di consumare e recuperare energia a livello emotivo.

L’energia emotiva è legata al coinvolgimento emotivo nelle decisioni che vengono prese.

Ogni pensiero, sentimento e azione ha una conseguenza energetica;

La capacità emotiva è definita dalla qualità dell’energia

 

 

La capacità mentale si riflette nella capacità di consumare e recuperare energia a livello mentale

L’energia mentale è la capacità di concentrarsi, di focalizzarsi sugli obiettivi e affrontare le situazioni avverse attraverso tecniche di  la visualizzazione, un dialogo interiore positivo, la gestione efficace del tempo e la creatività, il problem solving.

La capacità mentale è definita dalla focalizzazione dell’energia

 

Per ricaricare l’energia le persone hanno bisogno di momenti di pausa e di rallentamento;

E’ possibile creare delle routine  per ricaricare le pile, anche nell’ambiente di lavoro (ad es noi proponiamo  interventi per imparare il metodo Pilates,  o proponiamo esercizi di respirazione) e allo stesso modo eliminare  abitudini negative che bloccano, distorcono, sprecano, riducono, esauriscono e contaminano l’energia immagazzinata e naturalmente la produttività delle persone