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26 Gen 2010

Progettare un’organizzazione di successo basata sull’utilizzo di team. Il Rugby aiuta …di Marco Rovatti

 

Fattori che influenzano l’efficacia di un team

Sono molti gli elementi chiave da analizzare per sviluppare un’interessante fotografia del team. Si parte dalla comunicazione; in un team efficiente le relazioni interne di lavoro si basano sull’onestà e su un alto livello di fiducia. Le diverse opinioni vengono affrontate tramite uno scambio di informazioni del tutto informale. La caratteristica principale deve essere il continuo scambio di queste informazioni, di pareri, perché no di elogi tra i membri. Quando le persone lavorano bene, o meglio stanno bene tra loro, è più semplice raggiungere decisioni valide col minimo sforzo.

I team efficienti hanno inoltre obiettivi chiari, ben compresi da tutti i membri del team stesso che si assumono dunque l’onere e, questo punto l’onore, di raggiungere. Tali obiettivi sono caratterizzati da un’elevata difficoltà ma, comunque sia, realizzabilità; essi devono, infatti, essere stabiliti tramite un processo di partecipazione e coinvolgimento di tutti i membri. Importantissima diviene a questo punto la presenza di conflitti interpersonali; essi sono una componente inevitabile delle interazioni tra gli individui del team. Nel team efficiente i conflitti sono pochi e, quando nascono, si cerca di interpretarli nel modo maggiormente positivo per il team stesso.

team1

Ruolo fondamentale nell’influenzare il team viene giocato dall’organizzazione. Gli approcci organizzativi di cui si dota un team efficiente sono accuratamente progettati, basati sulle funzioni del team. Procedure che sono mirate ad utilizzare pienamente le abilità e le tecniche di ciascun membro; nello stesso tempo, tali procedure, assegnano ad ognuno dei membri la sufficiente autorità per eseguire i lavori e una sufficiente flessibilità affinché possa compierli efficientemente. A questo punto l’efficienza trova un altro elemento fondamentale nei controlli. Si stabiliscono e si concordano in anticipo gli standard delle prestazioni, tali standard divengono il metro di misura per valutare le prestazioni dei singoli membri del team. L’atmosfera, in questo caso, deve essere di

estrema calma e sincerità in maniera tale da mettere ogni membro a proprio agio e da potergli permettere di manifestare in tutta franchezza e tranquillità le proprie opinioni.

I team efficaci si accertano inoltre che i loro componenti riescano a comprendere con esattezza quali sono i propri ruoli. Tali ruoli devono essere concordati e non imposti, in modo da far sentire i membri fiduciosi in loro stessi e, reciprocamente, l’uno con l’altro. Nel gruppo si forma così un elevato senso di lealtà che addirittura si rafforza quando vengono mosse critiche sull’operato del team. Che dire poi del momento dell’assunzione delle decisioni, il cosiddetto decision making; se le decisioni vengono prese in maniera consensuale e tutti i membri sentono di aver contribuito al processo, significa che il team è efficiente e solo così sarà premiata la singola iniziativa e le decisioni saranno accettate da tutto il gruppo. Non bisogna chiaramente dimenticarsi dei risultati ovvero l’aumento di produttività del team; essi devono essere sempre a disposizione di tutto il gruppo in quanto, in questa maniera, potranno essere controllati dal gruppo stesso che interverrà, in caso di defezioni, sulle componenti che hanno fatto in modo che la performance non fosse ottimale.

Come attuare una scelta?

Il membro del team, dunque deve essere scelto sia per ciò che riguarda il lavoro o il compito da svolgere, sia per quanto riguarda la gestione dei processi che il gruppo deve svolgere. La tendenza verso un determinato ruolo dipende dalle caratteristiche individuali e dalle esperienze precedenti di ciascuna delle persone interessate. Dunque chiarezza per ciò che concerne la definizione dei ruoli, se ciò non dovesse avvenire potranno esserci numerosi problemi; nel corso di ciascuna discussione, infatti, sarà bene che ogni membro abbia ben compreso il suo compito specifico e le aree di attività a cui dovrà rendere conto, solo così riconoscerà anche i compiti affidati agli altri membri e avrà consapevolezza dell’interdipendenza che c’è tra il suo e gli altri ruoli.

team2

Per essere un buon membro, oltre al rispetto dei ruoli, bisogna saper gestire e migliorare i rapporti interpersonali, le caratteristiche individuali sono dunque la sperimentazione, ovvero il proporre, lo sperimentare idee al fine di scoprire nuovi aspetti; l’apertura, ovvero l’essere ricettivi alle nuove

informazioni, idee e convinzioni trasmesse dall’uno all’altro membro; essere disposti a porre domande, prendere in considerazione fatti e impressioni nuove, mettersi nei panni degli altri.

Si passa poi al riconoscimento, inteso come disponibilità ad assumersi pubblicamente la responsabilità di un’idea, di una propria convinzione.

Dal punto di vista dei comportamenti interpersonali il buon membro deve aiutare gli altri a sperimentare, ad aprirsi e a prendersi le proprie responsabilità; per far ciò deve essere dotato di fondamentali componenti sociali quali la fiducia, intesa come capacità di assumere dei rischi in un rapporto interpersonale, l’interessamento alle idee e alle convinzioni proprie e degli altri, il desiderio di sapere di più e l’incoraggiare gli altri a fare lo stesso. Ultima dote, ma non in ordine di importanza, è l’individualità, ovvero la valutazione dell’esposizione delle idee e dei convincimenti dei singoli, il sostegno all’indipendenza delle persone.

Saluti Marco Rovatti
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