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27 Ago 2015

Guida al Controllo di Gestione 4° parte: Il Budget

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La gestione dell’impresa e il processo di budget si svolge in tre fasi:

budget

La prima parte l’hai già vista quando abbiamo parlato di strategia.

Il sistema di Budget rappresenta la parte operativa della strategia e fa 4 cose:

1-Prevede le variabili economiche che avranno impatto sull’impresa

La previsione è la cosa piu’ difficile da fare, infatti si sbaglia sempre….

Pero’ si possono individuare le variabili che influenzano i conti dell’impresa e tenerle sotto controllo. Vedremo poi come trovare gli elementi che influenzano il modello imprenditoriale. Questo ci permette di costruire degli scenari e formulare dei piani di azione in anticipo.

2-Definisce gli obiettivi aziendali

Questa è la componente piu’ importante del budget; è la capacità di definire gli obiettivi e di perseguirli che determina il successo o meno di un’impresa. Gli obiettivi sono prima di tutto economici:

  • Redditività
  • Solidità
  • Liquidità
  • Crescita 

 

cioè quelli che abbiamo visto nella prima parte 

o che puoi approfondire nell’ebook –I segreti del bilanciopaperbackbookstanding_849x1126

 

Dagli obiettivi economici si derivano gli obiettivi di mercato

  • Quali prodotti sviluppare?
  • Quali abbandonare?
  • Quale quota di mercato?
  • Quanti nuovi clienti?
  • Quale tasso di penetrazione?
  • quale fedeltà 
  • Quale livello di soddisfazione?

Per raggiungere gli obiettivi di mercato bisogna definire gli obiettivi organizzativi:

  • Quali funzioni sviluppare?
  • Quali nuovi ruoli?
  • Quale tecnologia?
  • Quali nuovi metodi organizzativi?
  • Quali sistemi di gestione?
  • Quali processi organizzativi

Infine bisogna definire le competenze da sviluppare:

  • Quali capacità tecniche?
  • Quali capacità di vendita? quali processi implementare?
  • Che tipo di condivisione degli obiettivi e della missione aziendale?
  • Come deve aggiornarsi il sistema informativo? 
  • Che motivazione deve avere il personale?

 

3- Assegna le risorse per raggiungere gli obiettivi

Questo è un aspetto fondamentale; assegnando le risorse si hanno maggiori probabilità di raggiungere gli obiettivi pianificati. L’assegnazione di risorse distingue l’obiettivo dal desiderio e rende operativa la strategia aziendale. Le risorse sono in termini di tempo (persone) o di soldi assegnati.

 

4-Motiva le persone a raggiungere gli obiettivi economici

Anche questo è un’aspetto spesso trascurato, ma molto importante. Sono le persone che permettono all’impresa di raggiungere gli obiettivi. Dove c’è obiettivo ci deve essere anche responsabilità e un sistema premiante

Per fare bene un budget dobbiamo fare bene tutte queste quattro cose.

Il budget di vendita è quello piu’ importante nel sistema di budget dell’impresa e quando si redige un budget di vendita queste quattro variabili devono essere particolarmente curate

Adesso, se sei cosi' gentile da condividere questo articolo  mi ripaghi del lavoro fatto  per scriverlo

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Il sistema di budget funziona così 

 

budget

Questi sono i budget da fare. Stai tranquillo non li devi necessariamente fare tutti; quelli che devi sempre fare sono:

  • budget di vendita
  • budget di produzione o operativo
  • budget degli acquisti
  • budget degli investimenti
  • budget finanziario

ora li vediamo

Il primo budget che devi fare è il

 

BUDGET DELLE VENDITE

Ricordati che per fare una stima attendibile delle vendite devi fare una Ricerca di mercato

E devi avere le idee chiare sul piano marketing e sul posizionamento dei tuoi prodotti

La ricerca di mercato ti permette di farti delle aspettative su come si muoverà il mercato in futuro; un esempio di aspettative puo’ essere:

  • mercato molto positivo
  • mercato positivo
  • mercato neutro
  • mercato negativo
  • mercato molto negativo

 

La previsione delle vendite è importante perché permette di:

  1. a) Definire un programma di investimenti
  2. b) Definire un piano di finanziamento degli investimenti
  3. c) Definire il budget di produzione e quindi un budget delle scorte di prodotti finiti e in corso di lavorazione
  4. d) definire il budget degli acquisti e quindi un budget delle spese e di tesoreria.

 

Per calcolare l’obiettivo di vendita puoi usare il metodo del punto di pareggio

budget

 

Questo è un esempio tratto dal mio ebook –Il Budget di Vendita

uffosal3d

Se le vendite dell’anno passato sono state queste:

budget

 

Possiamo calcolare la stagionalità, cioè il peso di ciascun mese sulla media di vendita e usarlo per le previsioni dell’anno prossimo. La previsione dovrebbe essere a quantità e valore, ma spesso risulta molto piu’ semplice proiettare direttamente il valore di vendita.

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Ecco qua il budget

budget

Questo è solo uno dei metodi per costruire il budget di vendita, ma è semplice e operativo

 

BUDGET DELLA PRODUZIONE

 

Mentre l’interesse del marketing è centrato sulla politica del prezzo di vendita del prodotto al cliente, l’interesse della produzione è puntato sulla capacità di produrre al minor costo possibile.

 

Così, la domanda che si pone il responsabile di produzione è

quanto posso produrre?

A quale costo?

Gli obiettivi della produzione sono:

1 programmare la produzione

  • ottimizzare l’utilizzo della capacita’ produttiva
  • ottimizzare gli acquisti
  • definire, rispettare e migliorare gli standard

2 raggiungere gli obiettivi di produzione

  • massimizzare il troughput, l’output dell’organizzazione (fatturato o flusso di cassa)
  • diminuire i costi operativi
  • diminuire le giacenze
  • diminuire i lead time
  • migliorare le due date performance
  • migliorare la qualita’

3 assegnare le risorse in produzione

  • decidere gli investimenti

4 responsabilizzare, valutare e motivare le persone

 

come vedi sono parecchi; il budget della produzione si puo’ fare se ci sono ordinativi in corso o se c’è una previsione di vendita.

Funziona cosi’:

 

budget

il livello di capacità produttiva disponibile viene alimentato dal budget delle vendite e bisogna decidere

  • la politica delle scorte
  • gli investimenti in produzione
  • l’eventuale assegnazione all’esterno dei lavori

 

Capacità produttiva

La capacità produttiva si può esprimere in più modi.

 

  • Capacità teorica

E’ la capacità di un impianto, reparto, stabilimento di produrre senza una minima interruzione.

Questa capacità teorica, irraggiungibile, rappresenta il 100% della potenzialità, serve come termine di paragone.

 

  • Capacità pratica.

E’ la capacità del reparto o stabilimento di produrre, tenendo in considerazione manutenzione, guasti, assenteismo, ritardi delle consegne delle materie prime. Generalmente una resa di circa l’80-85% della capacità teorica è considerata soddisfacente.

  • Capacità normale

E’ la capacità del reparto o stabilimento di produrre i quantitativi richiesti dal commerciale, di livellare le punte minime e massime.

La determinazione di un equilibrio soddisfacente fra la capacità produttiva e il volume richiesto dalle vendite costituisce uno dei problemi da risolvere per la direzione dell’impresa.

Una volta determinata la capacità normale e stabiliti i costi di carattere generale si possono determinare l’incidenza dei costi fissi sul singolo pezzo, detto tasso di incidenza.

 

Investimento

Tutte le macchine e apparecchiature usate nel processo di produzione sono il risultato dell’impiego di capitali dell’impresa i quali devono giustificare il recupero dell’investimento (ROI).

Una macchina nuova, moderna, piu’ produttiva influenza la produttività dell’azienda.

Se l’impiego di capitali viene utilizzato in macchinari che possono operare a lungo e generare grandi volumi di produzione, l’incidenza per pezzo è relativa, mentre l’inverso porta a incidenze per pezzo di ammortamento molto alto. Per fare un'investimetno in produzione l'azienda deve avere una capacità di previsione di medio periodo

 

Outsorcing

 

L’azienda puo’ decidere di assegnare lavori all’esterno perche’ sono piu’ economici o perche’ non vuole fare investimenti in capacità produttiva. L'outsorcing rappresenta anche una sorgente di flessibilità, nel caso di punte di lavoro. E' importante il processo diselezione dei fornitori, che devono rispondere ai requisiti di qualità fissati dall'azienda.

 

Scorte

Le scorte servono a mantenere costante il volume di produzione e evitare che il mercato rimanga a secco, ma sono molto costose, nell’ordine del 12% all’anno.

Questo è un esempio di budget di produzionebudget di produzione

Il punto su cui bisogna partire (molto importante) è la quantità e il tipo di prodotto che la Direzione Vendite ha indicato come obbiettivo di budget: è su questa informazione, infatti, che la produzione deve costruire il proprio budget, senza fare delle proprie elaborazioni.

Devi determinare prima di tutto la capacità di produzione, ritornando a quanto espresso precedentemente, e cioè:

  • fissare la produzione mensile per tipo di prodotto;
  • garantire la disponibilità dei mezzi di produzione e della manodopera e conoscere le loro condizioni di utilizzazione e di rendimento;
  • stimare i possibili termini di consegna.

Per fare il budget devi  stabilire

  • Il costo standard per ciascun prodotto
  • I cicli di lavorazione
  • I piani di manutenzione delle macchine

 ne ho parlato qui

costi standard

4 passi nei costi  standard 

IL BUDGET DEGLI ACQUISTI

Gli acquisti sono un importante strumento di riduzione di costo e di gestione delle scorte e quindi è meglio fare il budget.

Approvvigionare significa procurare all'azienda le materie prime, le materie consumabili, i semilavorati, i prodotti finiti, i servizi nella quantità e qualità volute, al momento voluto e al minimo costo.

L’esplosione delle distinte base del budget di produzione determina il fabbisogno di acquisto.

 

budget acquisti

Il costo di acquisto ha due elementi

  1. il costo di fare un ordine
  2. il costo di mantenimento delle scorte

 

questo è un esempio di costo di gestione di un ordine

budget acquisti

il costo di emissione di un ordine è dato da:

  • emissione
  • movimentazione
  • costo amministrativo
  • immagazzinamento

 

il costo di mantenimento del magazzino è costituito da

costi di gestione del magazzino

Sono i costi di capacita’, gli  spazi, le persone, le attrezzature, le tecnologie del magazzino

costi di gestione delle scorte

sono costi finanziari, di deperimento delle merci, per il furto

costi operativi in produzione

sono i ritardi, il wip (work in process), i tempi lunghi di risposta 

minore qualita’

aumenta la complessita’ di gestione, aumenta la possibilita’ di errore

minore flessibilita’

minore flusso di cassa

minore motivazione del personale

come vedi ce ne sono parecchi

se il costo finanziario per un azienda è del 6%

il costo di deperimento del 2%

il costo assicurativo del 3%

gli altri costi li quantifichiamo al 1%

un valore di magazzino di

1.000.0000 di euro medio

costa all’azienda il 12%,

120.000 euro, abbastanza....budget acquisti

qui vedi come diminuisce il magazzino all’aumentare degli ordini fatti

 

la scorta media è

C/2N

Dove C sta per consumo di periodo e N sta per numero degli ordini. all'aumntare del numero degli ordini la scorta media diminuisce.

C’è un problema, piu’ ordini fai minore è il costo scorta, ma maggiore è il costo degli ordini

E allora la soluzione sta qui, devi calcolarti questa formula

budget degli acquisti

che trova il numero di ordini ottimali in un periodo

Niente paura, la trovi sviluppata nel file allegato.

Ad es

un'azienda ha calcolato il suo costo di acquisizione in acq =600

e il suo costo finanziario in f=12% e

cerca la cadenza di approvvigionamento più redditizia per una materia m il cui consumo annuale é di 16 milioni di euro

n=√(16.000.000 x 0,12/(2 x 600) )= 40

l'azienda dovrebbe far 40 ordini in un anno

Il budget degli investimenti

 

Devi fare il budget degli investimenti perche’ da li’ derivano due importanti obiettivi

1 il controllo dei flussi di cassa

gli investimenti sono i piu’ grandi divoratori di cassa e ti impegnano per tanti anni

2 il controllo della redditività dell’azienda

se i tuoi investimenti sono redditizi l’azienda sara’ redditizia.

Nell'ebook -Il rendiconto finanziario- nel parlo piu' in dettagliorendiconto finanziario

puoi fare il budget degli investimenti in tre passi

Il primo passo da fare consiste nell'individuare le diverse forme di investimento e nel definire e valutare le spese e le risorse finanziarie

Il secondo passo consiste nel decidere quali investimenti effettuare e quali sono i criteri di decisione

Il terzo passo riguarda l'esecuzione dei diversi piani e programmi e infine il controllo il risultato per mantenere la coesione dei diversi ritmi dell'azienda

budget investimenti

 

Il fabbisogno di investimento nasce dalle aree organizzative aziendali

Puoi avere investimenti in

  • Tecnologia di produzione
  • Tecnologia di ufficio
  • Sviluppo di nuovi prodotti
  • Sviluppo di nuovi mercati
  • Marketing
  • Invetimenti strutturali
  • Investimenti in formazione
  • Etc

 

Una volta che hai scelto gli investimenti devi valutarli

Ci sono quattro criteri che puoi usare

 

Il primo lo conosci gia’, è il ROI

ROI= RO/CI

Qui devi calcolare il ROI medio per ciascun anno:

es

un azienda investe 250mila euro per un investimento che ha un ciclo di 5 anni

budget investimenti

 

Il ROI medio è 20/100= 20%

 

Il limite del ROI è che non tiene conto della distribuzione dei pagamenti nel tempo.

Avremmo lo stesso ROI anche se i redditi negli anni fossero

0       10     20     30     40

ma credo che tutti preferiremmo la prima ipotesi.

 

Il secondo metodo è il tempo di recupero del capitale; in questo caso si calcola in quanto tempo viene ripagato il capitale investito, attraverso il cash flow

buget investimenti

Tra il terzo e il quarto anno viene recuperato l’investimento. Si sceglie l’investimento che recupera piu’ velocemente.

È il metodo che ci propinano quando vogliono venderci un impianto fotovoltaico

Ci sono due limiti importanti:

potevamo avere dei flussi come questi

budget investimenti

Come vedi c’è lo stesso periodo di recupero, ma chiaramente è meglio la prima ipotesi che ha flussi piu' alti i primi anni

Nr due non sappiamo nulla di quello che succede hai rendimenti dopo il periodo di recupero; sono a zero ? o sono al 50%

 

Il terzo metodo è il calcolo del valore attuale netto

 

 

budget investimenti

 

stai tranquillo c’è la formula in excel, la trovi qui;

il problema è stimare il costo del capitale; se hai una piccola o media azienda puoi stimare un valore tra i 12% e il 15%, a seconda della rischiosità del tuo business. 

nell’esempio precedente, con un costo del capitale al 12 % avremmo questo prospetto

budget investimenti

 

il valore attuale netto del progetto è di 10.460 euro, maggior di 0 quindi porta valore all’azienda

La variante di questo metodo è il calcolo del Indice di rendimento interno

anche qui abbiamo il buon excel che ci risolve i problemi

nel caso precedente applicando la formula di excel abbiamo

IRR= 1,7%

Un po’ pochino

Una volta che hai scelto gli investimenti in base al criterio di valutazione usato devi verificare di avere la copertura finanziaria e controllare i valori effettivi

 

Budget Finanziario

La prima cosa che devi capire per comprendere i flussi finanziari è la posizione finanziaria netta.

La posizione finanziaria netta rappresenta la differenza tra la liquidità e le passività finanziarie; è quindi l’esposizione finanziaria dell’azienda al netto della sua liquidità; è un indicatore di liquidità dell’azienda.

Per calcolare la posizione finanziaria netta sommiamo

BANCHE E LIQUIDITA’ ATTIVA-

BANCHE PASSIVE A BREVE

DEBITI FINANZIARI A LUNGO TERMINE

= POSIZIONE FINANZIARIA NETTA

Il budget finanziario calcola il modo in cui si generano i flussi di cassa

Tieni conto che ci sono tre aree dove si genera o si distrugge il cash flow aziendale

  • La gestione reddituale
  • La gestione del capitale circolante
  • La gestione degli investimenti

budget finanziario

la gestione reddituale la ricavi dai budget operativi:

budget delle vendite

budget di Produzione

budget degli acquisti

ed è data da:

 

utile+

ammortamenti+

accantonamenti +

tasse

 

il flusso della gestione reddituale deve sempre essere maggiore di zero, altrimenti sono guai; solamente le start-up possono avere flussi negativi, ma solo per brevi periodi.

 

il flusso di cassa di capitale circolante rappresenta l’impiego o la creazione di soldi che è stato dovuto al circolante, cioè alla gestione del business operativo dal punto di vista patrimoniale.

Tieni conto che il flusso che deriva è legato a:

  • politiche commerciali, quanto tempo concediamo di pagamento? Qual è il rating dei nostri clienti? Qual è l’importo di affidamento che gli concediamo? Come viene gestita la politica di recupero crediti? Qual è la politica degli sconti?
  • Politiche di magazzino, qual’è il lotto economico di acquisto? Qual è la scorta di sicurezza? Che posizione abbiamo negli sconti che chiediamo ai fornitori o che ci concedono in cambio di maggiori quantità?
  • Politiche di debito verso i fornitori, quali sono i tempi di pagamento che concordiamo? Con quali modalità? Qual è la politica degli sconti?

 

Si calcola cosi’:

  • variazione dei clienti
  • variazione del magazzino
  • variazione dei debiti a breve
  • variazione degli altri crediti

 

Ogni aumento dell'attivo, impiega cassa, ogni diminuzione la genera; al contrario ogni aumento del passivo genera cassa, ogni diminuzione la impiega

Ne parlo piu' approfonditamente nell'ebook -Il Rendiconto Finanziario-

Il capitale circolante a budget si calcola con le rotazioni dello stato patrimoniale in base ai budget operativi che hai sviluppato.

 

Infine il flusso di cassa della gestione degli immobilizzi lo ricavi dal budget degli investimenti

In questa gestione ci sono gli investimenti dell’azienda; è molto importante perche’ gli investimenti sono la strategia dell’azienda.

Il flusso derivante dagli immobilizzi si calcola cosi’:

  • variazione degli immobilizzi
  • variazione dei debiti a lungo periodo
  • variazione del patrimonio netto

anche in questo caso, ogni aumento dell'attivo, impiega cassa, ogni diminuzione la genera;  ogni aumento del passivo genera cassa, ogni diminuzione la impiega.

la situazione ideale si ha quando la gestione reddituale produce cassa, la gestione del circolante è neutra, non produce ne’ distrugge cassa, una parte della cassa prodotto viene investita negli immobilizzi

se questo articolo ti è piaciuto aiutami a diffonderlo nella tua rete di social con una condivisione attraverso i bottoni che trovi in cima e in fondo alla pagina

le prime tre puntate della serie le trovi qui:

http://www.impresaefficace.it/guida-al-controllo-di-gestione-1-parte/

http://www.impresaefficace.it/guida-al-controllo-di-gestione-2-parte-la-pianificazione-strategica/

http://www.impresaefficace.it/guida-al-controllo-di-gestione-3-parte-la-contabilita-analitica/

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Se vuoi saperne di piu' su come ridurre i costi

kaizen costing

Se vuoi capire come fare un budget di vendita

uffosal3d

qui invece parlo dell'analisi di bilancio

paperbackbookstanding_849x1126

qui puoi trovare come usare il margine di contribuzione

margine di contribuzione

e infine qui impari a fare il rendiconto finanziario

rendiconto finanziario

 

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